1. Identification du fonds

Intitulé / analyse
Bureau du cabinet : secteur parlementaire (1980-1999), secteur courrier (1995-2000), secteur distinctions honorifiques (2005-2007) - 25 ml

Dates
De 1980 à 1997

Importance matérielle et support
Les archives conservées représentent 25 ml. Elles sont sur support papier.

2. Contexte

Nom du producteur
Bureau du cabinet

Histoire administrative
L'arrêté du 9 octobre 1964 définissait ainsi les attributions du bureau du cabinet :
« Le bureau du cabinet :

• centralise la réception et l'expédition du courrier de l'administration centrale, assure, à l'arrivée, sa répartition entre les directions et service ; réunit et diffuse les documents relatifs aux travaux parlementaires, reçoit les questions écrites et les questions orales et veille à la préparation des réponses ;
• est chargé des relations avec le secrétariat général du Gouvernement auquel il transmet notamment les demandes d'inscription à l'ordre du jour du Conseil des ministres, les réponses aux questions écrites et les demandes de publication au Journal officiel ;
• assure le secrétariat administratif du cabinet, centralise les pièces à soumettre à la signature du ministre, traite toutes questions qui lui sont confiées par le directeur du cabinet et suit en particulier le courrier parlementaire ;
• centralise les dossiers de propositions aux distinctions honorifiques. »

Suite à la réorganisation du ministère intervenue en 2008 (décret n° 2008-689 du 9 juillet 2008 relatif à l'organisation du ministère de la justice), un arrêté du 20 avril 2009 (NOR JUSA0907978A) vient préciser les missions du bureau du cabinet, comme suit :
« Le bureau du cabinet a pour mission de :

• centraliser la réception et l'expédition du courrier de l'administration centrale et de procéder à sa répartition entre le secrétariat général et les directions ;
• traiter les courriers adressés au ministre ;
• réunir et diffuser les documents relatifs aux travaux parlementaires, recevoir les questions écrites et les questions orales, les courriers des élus et veiller à la préparation des réponses ;
• d'assurer les relations entre le ministère de la justice et le secrétariat général du Gouvernement auquel il transmet notamment les demandes d'inscription à l'ordre du jour du conseil des ministres, les réponses aux questions écrites et les demandes de publications au Journal officiel ;
• d'assurer le secrétariat administratif du cabinet, de centraliser les pièces à soumettre à la signature du ministre, de traiter toutes les questions qui lui sont confiées par le directeur du cabinet et le chef de cabinet ;
• d'assurer la veille en matière de presse écrite, audiovisuelle et en ligne, de concourir au développement des relations du service public de la justice avec la presse, de concevoir, réaliser et diffuser des revues, synthèses, analyses, communiqués et dossiers de presse ;
• de centraliser les dossiers de propositions de distinctions honorifiques ;
• d'assurer, avec l'appui du secrétariat général : la coordination logistique du cabinet et le suivi des dépôts du mobilier national et des œuvres d'art ; la gestion des personnels du cabinet et du bureau du cabinet.

Le bureau du cabinet participe aux actions de nature à assurer la sécurité générale de l'hôtel du ministre et des bâtiments attenants. »

3. Contenu et structure du fonds

Présentation du contenu
Cet ensemble documentaire comprend les types de documents suivants :

• Pour le secteur parlementaire :
  • Courriers des parlementaires et des élus traités par les directions compétentes.
  • Pétitions de l'Assemblée Nationale.
    • Ce sont les pétitions envoyées aux Cabinets successifs des gardes des Sceaux par la Commission des Lois de l'Assemblée nationale. Les pétitions débattues devant l'Assemblée nationale doivent être adressées au Président, par le biais d'un député. Le Président de l'Assemblée nationale renvoie les pétitions à la Commission des Lois constitutionnelles, de la législation et de l'Administration générale de la République. Celle-ci, si elle le juge nécessaire, soumet ses projets de réponses au garde des Sceaux.
    • Les réponses du garde des Sceaux (faire procéder à un examen approfondi de la requête, renseigner sur le passé judiciaire du requérant) doivent, en vertu de l'article 148 alinéa 5 du règlement de l'Assemblée nationale, être communiquées 3 mois au plus tard au Bureau de l'Assemblée nationale, secrétariat de la Commission des Lois constitutionnelles, de la législation et de l'Administration générale de la République. Faute de quoi, la Commission peut soumettre la pétition à l'Assemblée.
    • Les dossiers sont constitués des pièces suivantes : requête du ou des pétitionnaires, lettre du Président de l'Assemblée nationale au Garde des Sceaux et réponse de celui-ci, pièces judiciaires, feuilleton de la pétition (mentionnant le nom, le domicile du pétitionnaire, l'objet de la pétition, le numéro d'ordre, les noms des rapporteurs de la Commission des lois de l'Assemblée nationale, le résumé succinct des motifs et des réponses faites par la Commission ou par les ministres auxquels a été envoyée la pétition).
• Pour le secteur « Courrier » :
  • Les courriers des particuliers traités par les directions.
  • Les courriers des particuliers sans réponse ou non distribués (destinataire inconnu à l'adresse indiquée).
  • Les courriers des particuliers transmis au ministère par les services du Premier ministre avec demande de copie de la réponse faite.
  • Le courrier dit "ministre" (ou courrier signalé).
    • Il s'agit du courrier signalé par le bureau du cabinet au moment de l'enregistrement. Il émane de particuliers appartenant à la circonscription du ministre, d'associations ou de syndicats, d'élus locaux ou de parlementaires (recoupement avec le courrier des parlementaires), de membres des professions juridiques et judiciaires, de personnalités diverses, des services du Premier ministre ou de la présidence de la République, des autres cabinets ministériels, de détenus (grévistes de la faim, détenus pour faits terroristes).
    • Il peut concerner des sujets variés : affaires sensibles, d'actualité, demandes d'audience par des personnalités, demandes de décorations, dysfonctionnement de l'institution judiciaire, invitations diverses, requêtes graves ou urgentes, procédure disciplinaire à l'encontre de magistrats ou d'avocats, etc. Les courriers adressés au ministre avec la mention "personnel" sont directement envoyés au secrétariat particulier du ministre sans être ouverts.
    • Le courrier est enregistré dans la base informatique dans un module particulier nommé "courrier ministre" (base informatique élaborée par le bureau des services informatiques de la DAGE : application GESTCAB).
    • Les courriers signalés sont envoyés au secrétariat particulier du ministre, certains reviennent et sont alors intégrés dans le courrier général des particuliers ; les autres sont remis au conseiller technique concerné qui saisit une direction chargée d'élaborer le projet de réponse. Le projet revient ensuite au bureau du cabinet pour être signé par le ministre, le directeur de cabinet ou le chef de cabinet puis est envoyé.
    • Le courrier émanant de la circonscription électorale du ministre est traité sur le fond par la direction compétente mais est géré par le bureau du cabinet car le projet de réponse lui revient ensuite pour être signé par le ministre, le directeur de cabinet ou le chef de cabinet puis est envoyé. Il y a donc ouverture d'un dossier au niveau du bureau du cabinet contenant les pièces suivantes : courrier, fiche informatique d'enregistrement, bordereau d'envoi à la direction, copie de la réponse (dossiers classés par numéro).
    • On y trouve également des demandes d'avis sur des textes émanant de ministères extérieurs. Le bureau du cabinet les enregistre dans le module courrier ministre, les envoie aux conseillers compétents qui choisissent la direction qui fera le projet de réponse. Le bureau du cabinet envoie donc ensuite la demande à la direction, qui traite la question et renvoie le projet de réponse au bureau du cabinet pour qu'il soit signé par le ministre ou le directeur de cabinet.
• Pour le secteur "distinctions honorifiques"
  • les dossiers de remise de distinctions accordées par le cabinet du ministre (généralement constitués du projet de discours du Garde des Sceaux, de la liste des invités, d'éléments biographiques sur le décoré et parfois du mémoire de proposition)

4. Conditions d'accès et d'utilisation

Conditions d'accès

Sous réserve de l'application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, les délais applicables à ces archives sont les suivants :

• Courriers des parlementaires et des élus traités par les directions compétentes : 50 ans (éléments touchant à la vie privée ou portant un jugement de valeur)
• Pétitions de l'Assemblée Nationale : 75 (concernant des affaires portées devant des juridictions), 100 ans (documents relatifs à l'intimité de la vie sexuelle des personnes et pour les documents se rapportant à une personne mineure)
• Courriers dit "ministre" (ou signalé), courriers des particuliers : 50 ans (éléments touchant à la vie privée ou portant un jugement de valeur)
• Dossiers de distinctions honorifiques : 50 ans (éléments touchant à la vie privée)

7. Contrôle de la description

Contrôle de la description

Ministère de la Justice et des Libertés, Secrétariat général, Service de l'administration centrale, Département des archives, de la documentation et du patrimoine, septembre 2009.

Liste des cotes

• Secteur parlementaire (1980-1999)
  • Courriers et demandes d'interventions de parlementaires et d'élus auprès du garde des Sceaux (1997-1999)
    Communicabilité : 50 ans
    • Années 1997-1999. AN Fontainebleau 20030007 (5,3 ml)
    • Années 1997-1999. AN Fontainebleau 20030572 (13 ml)
  • Pétitions de l'Assemblée Nationale (1980-1997). AN Fontainebleau 20040075 (0,3 ml)
    Communicabilité : 75, 100 ans
• Secteur courrier (1995-2000)
  • Courriers dits ministre, courriers transmis par les services du premier ministre, courriers des particuliers sans réponse ou non distribués : échantillons (1997-2000). AN Fontainebleau 20040266 (2,3 ml)
    Communicabilité : 50 ans
  • Courrier des particuliers : courrier non signalé, courrier signalé, courriers relatifs au pacte civil de solidarité (PACS), courriers en provenance de la région Provence-Alpes-Côte d'Azur (1995-2000). AN Fontainebleau 20030003 (3,7 ml)
    Communicabilité : 50 ans
• Secteur "distinctions honorifiques" (2005-2007).
  • Dossiers de remise de distinctions honorifiques (2005-2007).
    AN Fontainebleau 20030631 (0,3 ml)
    Communicabilité : 50 ans